Системы электронного документооборота: зачем они нужны современному бизнесу

Документы давно не пишутся от руки: зачастую они набираются на компьютере, распечатываются и передаются нужному человеку. Но зачем усложнять процесс, если можно внедрить систему электронного документооборота — СЭД? Узнайте о плюсах варианта, и вы не захотите возвращаться к старой схеме.

Что представляет собой система электронного документооборота

Все работали с электронными документами, а потом их распечатывали. Но СЭД позволяет обмениваться данными, минуя бумажный носитель. В результате можно согласовать, утвердить или сохранить в электронном архиве любой важный документ.

Примером послужит AlmexECM: вариант позволяет организовать обмен данными, обсудить онлайн, оставить правки или создать голосовые заметки. Такой формат удобен малому, среднему и крупному бизнесу, ведь нужно лишь определиться с поставленными задачами.

система

Без СЭД можно обойтись, если у вас небольшое дело, которое вы ведете самостоятельно. Но тем, то часто заключает контракты, сложно работать по старинке:

  1. Крупная корпорация сэкономит, поскольку исключит потерю документов. Подобные случаи чреваты убытками и судами, а СЭД избавляет от начисления пеней или издержек.
  2. Если речь идет о среднем или малом бизнесе, то сокращение времени, нужного для заключения сделки, станет дополнительным плюсом. Например, деньги по договору придут сразу, а не через неделю, когда адресат наконец получит его в конверте.

Предприниматели, имевшие дело с государственной почтой, знают, как ненадежна ее работа. Благодаря системам электронного документооборота вам больше не придется иметь дело с подобными проблемами.

На что еще обратить внимание

При всех плюсах электронного документооборота не обошлось и без шероховатостей. Правда, они не перевешивают преимущества, но все же их надо учесть в работе.

Изначально потребуются затраты на внедрение системы. Позже она окупится, но все же без расходов не обойтись: нужно приобрести лицензию, оплатить услуги по установке и настройке программы.

Сотрудникам предстоит обучение, и не все они будут в восторге от процесса. А главное, что на курсы придется потратиться; даже в случае, когда персоналу удается разобраться самостоятельно, на первых порах ему понадобится больше времени для выполнения задач.

Также придется вносить изменения в типовые тексты и указывать, что электронные версии приравниваются к бумажным. Некоторые контрагенты не хотят лишних хлопот, особенно те, которые еще работают по старинке.

Несмотря на все тонкости, электронный документооборот оказывается выгоднее. Он получает распространение с каждым годом, поэтому будьте готовы, что рано или поздно систему просто придется внедрять.

Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Рекомендуем ознакомиться с материалами сайта

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Пролистать наверх Adblock
detector