Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

О введении в действие Положения о документообороте

г. ____________ «___» ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

— провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

— возложить ответственность за организацию и состояние

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону 8 800 350-84-13 доб. 504 (консультация бесплатно)

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

Генеральный директор _____________________(Ф. . )

от «___» _______ 200__г.

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1. 1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1. 2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу — ГОСТ Р 6. 30-97 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определение».

1. 3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1. 4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1. 5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1. 6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1. 7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1. 8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1. 9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1. 10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

— организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

— регистрация входящих и исходящих документов;

— передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

— контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

— хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1. 11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

— подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

— согласование подготовленных документов;

— представление информации по документам и снятие их с контроля;

— хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1. 12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.

Образец журнала регистрации входящих документов Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется.

Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т. . .
  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф. . . создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве. ранит информацию о просителе: Ф. . , возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Рекомендуем ознакомиться с материалами сайта

15 комментариев к “Приказ о Документообороте Входящей и Исходящей Документации в Организации Образец”

  1. Является ли обязательным ведение в организации книги учета исходящей и входящей документации? И где это закреплено?

  2. CrazyBlood

    Как долго надо хранить исходящие документы и почему?

  3. Подскажите примеры входящих, исходящих и внутренних документов, плиз. Очень нужно!!!

  4. Как вести входящую и исходящую корреспонденцию?

  5. Входящие : рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты ( прайс- листы); поздравительные письма, телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций; печатные издания ( книги, журналы) ; Исходящие документы — это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам ( письма- запросы и письма- ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т. п.) . внутренние документы: объяснительные, приказы предприятия, т. е. те документы, которые » живут» на предприятии

  6. Любое письмо, которое составляется в организации, а потом передается в другую организацию — исходящее; наоборот — Ваша организация получила письмо, какой- либо другой документ — входящий. Внутренний документ — график отпусков, приказы по организации о отпусках, назначении на должность, протоколы собраний коллектива и т. п. , т. е. документ, не выходящий за пределы организации и, касающийся только работы ее коллектива.

  7. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. __________________________ Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы: * Письмо * Факс * Электронная почта * Телефонограмма * Докладная или служебная записка * Объяснительная * Заявление * Жалоба __________________ В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде.

  8. ЛУЧШЕ ВСЕГО ВЕСТИ В ЭКСЕЛЕ, 1 СТРАНИЦА ВХОДЯЩИЕ, ДРУГАЯ ИСХОДЯЩИЕ

  9. обязательным не является, но лучше книгу учета исходящей и входящей документации вести на основании приказа о документообороте.

  10. -Rapunzel-

    Это написано в инструкции по делопроизводству. Там же написано сколько времени хранить каждое дело.

  11. Это может быть закреплено приказом о документообороте на предприятии. Если его нет, ведение учета необязательно.

  12. Только если вы гос или муниципальное учреждение. Если частная фирма, то не обязаны. Такого норматива нет.

  13. -Rapunzel-

    Не сохранились исходящие письма за прошлый год, потерялись вместе с журналом рагистрации. Это не бух и не кадры. Где прописано, что мы обязаны хранить исходящие письма?

  14. factorSurakel

    Сроки хранения документов определяются по специальным перечням. В настоящее время мы пользуемся Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06. 11. 2000 г. ( далее по тексту – Перечень) . Он включает документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления. Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе таких документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение. При определении сроков хранения переписки необходимо ориентироваться не на вид документа ( письмо) , а на его содержание ­­­( т.

  15. Enentonnat

    Письма никому не нужны, на что они влияют? Бух письма еще надо. а остатльная переписка нет. Кто ее будет проверять: РОБОП? Налоговая? Еще кто?

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Пролистать наверх Adblock
detector